Quelles sont les fonctions d’un adjoint administratif dans un collège ou un lycée?

Dans cet article je vais vous présenter trois fonctions que vous pouvez exercer dans un collège ou un lycée en tant qu’adjoint administratif.

Secrétaire d’intendance

Le secrétaire d’intendance travaille en collaboration avec l’adjoint-gestionnaire de l’établissement. Il l’assiste dans la gestion matérielle et budgétaire. A ce titre, selon sa fiche de poste il peut se voir confier les fonctions de régisseur suppléant. Dans ce cas, il reçoit l’autorisation de manier des fonds et il s’occupe d’encaisser les produits scolaires comme les frais de demi-pension.

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En matière de gestion matérielle il peut être amené à suivre les contrats passés avec différents fournisseurs ( ex: extincteurs , alarmes incendie, photocopieurs…)

Il peut également jouer un rôle au près des agents techniques notamment dans l’élaboration des emplois du temps et dans le suivi des absences.

En ce qui concerne la gestion budgétaire, il peut se voir confier la saisie des factures et des bons de commandes.

Secrétaire du chef d’établissement

Selon la taille de l’établissement, le secrétariat du chef d’établissement peut être divisé en deux pôles. Un pôle aura la charge de la gestion des élèves. Il s’agit principalement de gérer les inscriptions des élèves et également l’orientation des élèves en fin de cycle (en 3ème par exemple). Un certain nombre de documents sont à récupérer comme :

  • Formulaire de demande d’inscription
  • Pièce d’identité des parents et de l’enfant
  • Photocopie du livret de famille
  • Justificatif de domicile
  • Photos d’identité de l’enfant

source: service public.fr

Dans certains établissements vous avez un pôle qui est dédié à la gestion du personnel. Il s’agit du personnel enseignant, des assistants d’éducation.

Dans les établissements où j’ai travaillé, les missions étaient variées. Il pouvait s’agir de la gestion des absences, du renouvellement des contrats des assistants d’éducation.

Tous les établissements n’ont pas le même fonctionnement et cela arrive assez souvent que le secrétaire se retrouve seul surtout dans les collèges.

Travail dans une agence comptable

Je vous propose de découvrir le témoignage d’Elo.

« J’assure l’ensemble des tâches liées à la gestion comptable des 5 établissements de l’agence comptable.

Mes principales activités sont les suivantes :

-Assurer l’ensemble des tâches contribuant à la gestion comptable des 5 établissements de l’agence comptable :

– Assurer le lien entre les établissements et l’agence comptable

– Assurer la réception et le contrôle des documents transmis par les établissements

– Établir et suivre les écritures comptables courantes

–  Participer à la mise en œuvre du contrôle interne de gestion

– la préparation du compte financier des 4 établissements rattachés

– Établir le contrôle et le suivi périodique des soldes de la balance

– Réaliser suivi de trésorerie, un état de rapprochement bancaire, recouvrement des créances et suivi des paiements

Cela me paraissait important de présenter les principales fonctions exercées par un adjoint administratif dans un collège ou un lycée.

Ces informations vont vous permettre de compléter votre préparation au concours d’adjoint administratif.

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