Quelles sont les fonctions d’un secrétaire administratif dans un collège ou un lycée ?

Adjoint gestionnaire

Zoom-sur-le-metier-de-gestionnaire-eple

Mise à jour : Plusieurs personnes m’ont dit que mon organigramme comportait des erreurs. Vous trouverez donc ci-dessous un modèle d’organigramme que j’ai trouvé sur le site internet du Lycée Ernest Renan de Saint-Brieuc :

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2020-Organigramme-1

Secrétaire d’intendance

Le secrétaire d’intendance travaille en collaboration avec l’adjoint-gestionnaire de l’établissement. Il l’assiste dans la gestion matérielle et budgétaire. A ce titre, selon sa fiche de poste il peut se voir confier les fonctions de régisseur suppléant. Dans ce cas, il reçoit l’autorisation de manier des fonds et il s’occupe d’encaisser les produits scolaires comme les frais de demi-pension.

En matière de gestion matérielle il peut être amené à suivre les contrats passés avec différents fournisseurs ( ex: extincteurs , alarmes incendie, photocopieurs…)

Il peut également jouer un rôle au près des agents techniques notamment dans l’élaboration des emplois du temps et dans le suivi des absences.

En ce qui concerne la gestion budgétaire, il peut se voir confier la saisie des factures et des bons de commandes.

Travail en agence comptable

Les missions d’un secrétaire administratif dépendent de l’organisation de l’agence comptable.

Ainsi, un secrétaire administratif peut se voir confier la gestion de la comptabilité générale d’un ou plusieurs établissements rattachés.

Pour en savoir sur ce type de mission je vous recommande de lire le témoignage d’Elo :

témoignage d’Elo

Un secrétaire administratif peut également avoir des missions qui s’apparentent à celles d’une secrétaire d’intendance car l’agent comptable est également adjoint-gestionnaire.

Ainsi, en agence comptable j’ai travaillé avec plusieurs collègues de catégorie B qui avaient différentes missions:

  • gestion des contrats de maintenance de l’établissement, des fournitures administratives, emploi du temps des agents
  • frais de demi-pension, inscription des élèves à la demi-pension, gestion des voyages scolaires
  • gestion des fournitures pédagogiques des enseignants de l’enseignement professionnel, taxe d’apprentissage

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